Interview de Daniel Oulouhodjian, formateur sur le module « Répondre à un appel d’offre »

A qui s’adresse la formation ?
Cette formation répond aux personnes dont les fonctions impliquent de répondre à des appels d’offre de manière régulière.

Elle s’adresse en premier lieu aux commerciaux chargés de la relation avec l’institution ou l’entreprise émettrice, également aux salariés qui gèrent le processus d’appel d’offre, et enfin à toute personne qui contribue à la rédaction du dossier de réponse.

Quels sont les freins, les difficultés les plus fréquemment rencontrées par les participants?
Pour ceux chargés de gérer le processus de réponse, les points les plus délicats se cristallisent bien souvent autour des questions suivantes :

  • Comment se différencier quand on répond à un appel d’offre sans autres éléments que ceux contenus dans le cahier des charges, lorsque l’on n’a pas eu de contact avec l’émetteur avant de candidater ?
  • Comment bien se positionner en fonction des critères clés émis dans l’appel d’offre ?
  • Comment obtenir des informations complémentaires avant de répondre ?
  • Que faire après avoir envoyé sa réponse ?

Les freins peuvent aussi provenir d’un sentiment de blocage, notamment dans le cas d’un format de réponse exigé par l’émetteur de l’appel d’offre. Les participants ont la sensation que tout est verrouillé, qu’ils ne peuvent pas aller plus loin.

Se posent également des difficultés touchant au fonctionnement interne des entreprises candidates aux appels d’offre. Il est fréquent que les équipes souffrent d’un manque de coordination préjudiciable à l’efficacité du travail. Il faut donc leur donner des clés d’organisation pour réaliser une réponse de qualité, envoyée dans les temps.

L’ensemble des difficultés les plus courantes sont à moduler en fonction du type d’appel d’offre (restreint, classique, marché public).

Quelle est la méthode pédagogique utilisée ?
Il s’agit d’un module pédagogique interactif sur la base d’étude de cas et d’exemples, appréhendés sous forme d’exercices réalisés en groupe. Pour ceux qui ont des appels d’offre en cours, les principes sont directement mis en œuvre en session.

Ce module centré sur l’acquisition d’une rigueur de travail pour bâtir sa réponse à un appel d’offre met également en avant ce qu’il faut réaliser en amont, dans le cadre du processus commercial, et en aval, une fois la réponse transmise.

Quels sont les principaux bénéfices qu’ils en retirent ?
Les apports se situent à plusieurs niveaux.

Les participants apprennent tout d’abord à concentrer leur énergie sur les points essentiels du cahier des charges, comme notamment par la mise en place d’une organisation de réponse qui évite le stress de dernière minute.

Dans une perspective d’amélioration continue, ils apprennent à être à même :

  • d’auto-évaluer leurs chances de gagner compte tenu de la qualité de leur réponse,
  • de qualifier le retour d’expérience : pourquoi a-t-on gagner ? Pourquoi a-t-on perdu ?

L’objectif principal à l’issue de la formation consiste à faire de cette analyse une boucle d’apprentissage pour mieux répondre aux appels d’offre suivants.

Enfin, dans le cadre d’une formation de réponse imposée, les participants sauront comment intégrer leurs atouts dans la rédaction de la réponse, en particulier les messages clés qui doivent impérativement être retenus.